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Miércoles, 13 de noviembre de 2019
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Gestión
OPTIMIZACIÓN DEL TIEMPO
IESS Guayas ejecuta plan piloto de digitalización de archivos
Se depura, organiza y digitaliza los archivos
Martes, 22 de octubre de 2019, a las 12:29
IESS Guayas depura, organiza y digitaliza los archivos.

Se depura, organiza y digitaliza.


Redacción. Quito
El área de Gestión Documental del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS) en Guayas, ha iniciado la primera fase del plan de organización y digitalización de archivos de la institución, a fin de mantener la información bajo estándares establecidos de cuidado y conservación, en espacios adecuados.
 
Con este plan piloto la Dirección Provincial Guayas ha informado que se busca optimizar el tiempo de respuesta a los requerimientos de cumplimiento señalados por la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información (Lotaip) y los que realizan los usuarios, ya que la información se encuentra dentro de un sistema debidamente clasificado y organizado, además de evitar un mal manejo de registros.
 
“El sistema nos da tres opciones para la búsqueda del documento. La primera es a través de nombres; la segunda, por medio del número de cédula y, la tercera por número de afiliación; una vez que ingresamos, podemos acceder a la información del afiliado dependiendo de su requerimiento”, ha explicado Carmen Bayas, integrante de la coordinación de Afiliación y Cobertura en Guayas y veedora del proceso.
 
Coordinaciones como afiliación, cartera y coactiva, comisión de controversias y administrativo financiero, han sido parte de la primera fase de este plan piloto.
 
“Decidimos empezar con las coordinaciones de mayor impacto, para que, al ser digitalizadas, ayuden a notificar y recuperar la cartera vencida. En otros casos se pueden hacer rectificaciones en el sistema, obtener un derecho de jubilación o comprobar una afiliación”, ha añadido Isabel Egüez, responsable del área de Gestión Documental.
 
Egüez, ha detallado que en la primera fase de este plan piloto se realizaron tres procesos como: depuración de archivos, organización y digitalización.
 
El dato
 
La Dirección Provincial IESS Guayas recibe, alrededor de 3.000 visitas diarias por temas de consultas de archivos.

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